報・連・相(ホウレンソウ)を振り返る

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報連相

組織の中で必ず必要な報告、連絡、相談。報連相(ホウレンソウ)。

これが上手くできるかどうかで、仕事の質に大きな差が出ます。

 

現在、僕は大学院で研究活動を行っているのですが、教授への報連相を怠ったせいで時間をかけてやったことが大幅にやり直し、ということがよくありました。

報告に行ってる自分も疲れるし、相手も余計に説明しなければならないのでお互いイライラします。

この状況は良くないと思い、報連相(ホウレンソウ)のやり方を見直すことにしました。

 

実際にやってみて質が上がったものをアウトプットしていきます。

① 早めに成果物を握っておく

「時間をかけてやったのに、大幅にやり直し」

これを避けるためにオススメなのが、早めに成果物を握っておくことです。

仕事に着手する前に、どういう構成で、どういうアウトプットにするのか、スケルトンを作成しておき、早めに相談すことが、手戻りを防ぐ一番の方法です。

これは「Quick & Dirty(クイック・アンド・ダーティー)」という言葉でよく表現されるのですが、少々完成度が低くくてもいいから(Dirty)、早めに提示する(Quick)ということを意味しています。

 

具体的には、

「僕は、こういう風にアウトプットをしようと思っていますが、これでいいですか」

という感じでスケルトンを提示し、最初にベクトルのすり合わせをしておくことで、軌道修正する工数を少なくします。

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先手先手で相手に成果物を見せておくことで、方向性が間違っていても最小の工数で修正することができます。相手にとっても早い段階での修正なら一言、二言で済むので、お互いの労力の無駄を省くことができます。

また、副次的な効果として、提示したスケルトンがそれなりに形になっていた場合、相手の信頼度を高めることができます。

「あ、もう動いてるんだ」と、早ければ早いほどポジティブな驚きになるので、初動サプライズを起こすことができます。

② アテに行かない、寄せに行かない

報告する際に、やってはいけないのが相手の正解にアテにいくことです。

研究でも仕事でも、大事なのは「何をするのか」を自分で考えることです。

つまり、答えは自分で見つけなければいけないということ。

 

勘違してはいけないのが、相手は答えなんか持っていないということです。

言ってることが正解っぽく見えているだけ、という前提を理解して自分の考えをぶつけることが大事です。

あるか分からない相手の「答え」を想像してアテにいったり、寄せにいったりするのはナンセンス。

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自分ならこういう方法をとると決めて、仮説をぶつけてみる。

フィードバックをもらって質をあげる。

トライアンドエラーを繰り返す。

これを繰り返すことで、精度の高い仮説にブラッシュアップされていきます。

 

3 メモをとる、できれば録音もする

相手に相談を求めるときは、必ずメモ、もしくは録音を取るようにしています。

僕は、自分の記憶を信じていないので、メモに記録したり、音声データとして持っておくことで「すみません。この前の話しもう1回聞いてもいいですか。」という無駄な工数を省くことができます。

また、一度では相手の言ってることが理解できない場合があります。

自分と相手で前提知識の共有が無かったりすると、話のロジックがジャンプすることがあります。

後で振り返って整理することで、理解が追いつくことがあるので、必ずメモ、録音はとるようにしています。

 

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